Βάσει του κώδικα βιβλίων και στοιχείων άρθρο 27,οι επιχειρήσεις που τηρούν διπλογραφικά βιβλία (Γ’ κατηγορίας) πρέπει υποχρεωτικά την τελευταία ημέρα της κάθε χρήσης , να πραγματοποιήσουν απογραφή στα εμπορεύματα, στις πρώτες και βοηθητικές ύλες, καθώς και στα υλικά συσκευασίας και λοιπά υλικά.
Η απογραφή πρέπει να γίνει ξεχωριστά για κάθε χώρο που διαθέτει η επιχείρηση,σε περίπτωση που διαθέτει πέρα της έδρας και υποκατάστημα ή αποθηκευτικό χώρο.
Επίσης ξεχωριστά πρέπει να δηλωθεί η απογραφή σε χώρους τρίτων. Σε περίπτωση δηλαδή που έχουμε στείλει εμπορεύματά μας για μεταποίηση, επισκευή ή επίδειξη σε τρίτο πρόσωπο τα οποία συνεχίζουν να είναι στην ιδιοκτησία μας αλλά δεν μας έχουν επιστραφεί στον χώρο μας.
Για τον λόγο αυτό θα πρέπει με προσοχή να μελετηθούν όλα τα δελτία αποστολής που έχουμε εκδώσει το τελευταίο χρονικό διάστημα.
Η απογραφή καταγράφει τα αποθέματα κατά είδος, μονάδα μέτρησης και ποσότητα.
Με την ολοκλήρωση και καταγραφή της ποσοτικής απογραφής ακολουθεί και η καταγραφεί αξίας αυτής στο βιβλίο απογραφών και ισολογισμού. Στην φάση αυτή απαραίτητη είναι και η καταγραφή της τιμής μονάδος (αξίας) κατ’ είδος.
