Βάσει του κώδικα βιβλίων και στοιχείων άρθρο 6, παρ.6 ερμηνεία θέματα 30-32, οι επιχειρήσεις που τηρούν απλογραφικά βιβλία (Β’ κατηγορίας) πρέπει την 31/12 του κάθε έτους να πραγματοποιήσουν απογραφή στα εμπορεύματα, στις πρώτες και βοηθητικές ύλες, καθώς και στα υλικά συσκευασίας και λοιπά υλικά.
Η υποχρέωση αυτή υφίσταται στις επιχειρήσεις που τηρούν απλογραφικά βιβλία (Β’ κατηγορίας) οι οποίες κατά το τρέχων έτος υπερβήκαν το κατώτερο όριο τζίρου που η σχετική διάταξη του Υπουργείου Οικονομικών ορίζει, καθώς και τις επιχειρήσεις που οικειοθελώς την προηγούμενη χρονιά και ως την συμπλήρωση τουλάχιστον τριετίας πραγματοποίησαν απογραφή και φορολογήθηκαν βάσει αυτής. Έχουν δε την δυνατότητα οικειοθελώς να το πράξουν οι επιχειρήσεις που δεν ανήκουν στις πιο πάνω κατηγορίες έχοντας όμως στο μέλλον την υποχρέωση να πραγματοποιούν απογραφή για τουλάχιστον μία τριετία.
Η απογραφή πρέπει να γίνει ξεχωριστά για κάθε χώρο που διαθέτει η επιχείρηση, σε περίπτωση που διαθέτει πέρα της έδρας και υποκατάστημα ή αποθηκευτικό χώρο.
Επίσης ξεχωριστά πρέπει να δηλωθεί η απογραφή σε χώρους τρίτων. Σε περίπτωση δηλαδή που έχετε στείλει εμπορεύματά σας για μεταποίηση, επισκευή ή επίδειξη σε τρίτο πρόσωπο τα οποία συνεχίζουν να είναι στην ιδιοκτησία σας αλλά δεν σας έχουν επιστραφεί στον χώρο σας.
Για τον λόγο αυτό θα πρέπει με προσοχή να μελετηθούν όλα τα δελτία αποστολής που έχετε εκδώσει το τελευταίο χρονικό διάστημα.
Η απογραφή καταγράφει τα αποθέματα κατά είδος, μονάδα μέτρησης και ποσότητα.
Με την ολοκλήρωση και καταγραφή της ποσοτικής απογραφής ακολουθεί και η καταγραφή αξίας αυτής στο βιβλίο απογραφών. Στην φάση αυτή, απαραίτητη είναι και η καταγραφή της τιμής μονάδος (αξίας) κατ’ είδος.
