Μια επιχείρηση που απασχολεί έμμισθο προσωπικό, σε περίπτωση που δεχτεί έλεγχο από κλιμάκιο της Επιθεώρησης Εργασίας , θα πρέπει άμεσα να επιδείξει μια σειρά από έντυπα.
Επίσης, ένα άλλο θέμα που η επιχείρηση θα πρέπει να γνωρίζει είναι ο χρόνος διαφύλαξής τους.
Παρακάτω προσπαθούμε όσο πιο επιγραμματικά γίνεται να δώσουμε απαντήσεις σε αυτά τα ερωτήματα.
Α. Στοιχεία, έντυπα προς επίδειξη, σε περίπτωση ελέγχου από κλιμάκιο της Επιθεώρησης Εργασίας:
• Ετήσιος πίνακας προσωπικού. Σε περίπτωση που από την υποβολή του και μετά υπάρχουν μεταβολές σε αυτόν (νέες προσλήψεις, αλλαγές σε ωράριο εργασίας κλπ.) ομοίως και τους Συμπληρωματικούς Πίνακες Ωραρίου. Προσοχή οι πίνακες αυτοί στο σύνολό τους, θα πρέπει να είναι αναρτημένοι σε εμφανή σημείο εντός της επιχείρησης. (Νόμος 2874/2000, άρθρο 16, παράγραφος 4).
• Τα έντυπα Ατομικών Ορών Εργασίας Προσωπικού (Νόμος 3996/2011, άρθρο 24, παράγραφος 7).
• Το βιβλίο αδειών. (Νόμος 3996/2011, άρθρο 24, άρθρο 24, παράγραφος 7).
• Τις Αποδείξεις Πληρωμής (εκκαθαριστικά σημειώματα αποδοχών), οι οποίες θα πρέπει να καταγράφουν αναλυτικά την εκκαθάριση των μηνιαίων αποδοχών (μικτές αποδοχές , κρατήσεις, κλπ.) του τελευταίου τουλάχιστον τριμήνου. (Νόμος 3996/2011, άρθρο 24, παράγραφος 7).
• Το Βιβλίο δρομολογίων (σε περίπτωση φορτηγών αυτοκινήτων). Το βιβλίο αυτό φυλάσσεται από τον οδηγό του οχήματος και βρίσκεται εντός του οχήματος., προς επίδειξη σε κάθε σχετικό έλεγχο από αρμόδια όργανα. (Προεδρικό Διάταγμα 93/1986).
• Πιστοποιητικά ελέγχου, σε περίπτωση ανυψωτικών μηχανημάτων ή άλλων μηχανημάτων έργου. Τα πιστοποιητικά, θα πρέπει να βρίσκονται εντός των μηχανημάτων. (Νόμος 3996/2011, άρθρο 24, παράγραφος 7).
• Άδεια χειρισμού ανυψωτικών μηχανημάτων ή άλλων μηχανημάτων έργου. Τα έγραφα αυτά θα πρέπει να φυλάσσονται και να επιδεικνύονται από τους χειριστές των μηχανημάτων. (Νόμος 3996/2011, άρθρο 24, παράγραφος 7).
• Βιβλίο Ημερήσιων Δελτίων Απασχολούμενου Προσωπικού. Σε περίπτωση Οικοδομικών ή Τεχνικών ιδιωτικών έργων. Το βιβλίο τηρείται στον χώρο του έργου. (Υπουργική Απόφαση 1801/1989).
Β. Χρόνος διαφύλαξης στοιχείων, εντύπων:
• Καταστάσεις – Πίνακας Προσωπικού: Διατηρούνται για 10 έτη. (Νόμος 2596/1997, άρθρο 2, παράγραφος 2).
• Βιβλίο Δρομολογίων φορτηγών αυτοκινήτων: Διατηρούνται για 2 έτη. (Προεδρικό Διάταγμα 93/1986).
• Βιβλίο Αδειών: Διατηρείτε για 1 έτος. (Νόμος 4254/2014, υποπαράγραφος ΙΑ.5.2)
• Αιτήσεις εργαζομένων για κατάτμηση χρόνου κανονικής αδείας: Διατηρούνται για 5 έτη. (Νόμος 4093/2012, άρθρο 1, υποπαράγραφος ΙΑ, 14).
• Συμβάσεις Εργασίας, γνωστοποιήσεις : Διατηρούνται για 2 έτη μετά την λήξη της εργασιακής σχέσης. (Νόμος 3762/2009, άρθρο 7).
• Αποδείξεις Πληρωμής (εκκαθαριστικά σημειώματα αποδοχών): Διατηρούνται για μια 5ετία. Και αυτό διότι οι μισθολογικές απαιτήσεις των εργαζομένων υπάγονται στην παραγραφή των διατάξεων 250 & 251 του Αστικού Κώδικα.
• Βιβλίο Ημερήσιων Δελτίων Απασχολούμενου Προσωπικού: Φυλάσσεται για 2 έτη μετά την ολοκλήρωση του έργου.
Η άποψή μας, για τον χρόνο διαφύλαξης στοιχείων και εντύπων : πέρα των άνω, σύμφωνα με τον Νόμο 4387/2016, άρθρο 95, οι αξιώσεις του ΕΦΚΑ παραγράφονται μετά την συμπλήρωση της 20ετίας.
Συνεπώς, ανεξαρτήτου των επιμέρους διατάξεων περί χρόνου διαφύλαξης, προτείνουμε την διαφύλαξη όλων των Στοιχείων, Εντύπων που αφορούν την μισθοδοσία να διατηρούνται τουλάχιστον για 21 έτη.
