Για την πραγματοποίηση της διαδικασίας τροποποίησης ωραρίου σε εργαζόμενο της επιχείρησης μας, ακολουθούμε τα παρακάτω βήματα :
- Αρχικά μπαίνουμε στο internet στο Google και γράφουμε «ΕΡΓΑΝΗ». Κλικάρουμε την πρώτη επιλογή που μας βγάζει, δηλαδή «ΕΡΓΑΝΗ : Επιβεβαίωση κωδικού».
- Στη επόμενη σελίδα συμπληρώνουμε το όνομα χρήστη και τον κωδικό του ΙΚΑ της επιχείρησής και μετά πατάμε «Είσοδος», όπου μπαίνουμε στην αρχική σελίδα – Μενού του site ΕΡΓΑΝΗ.
- Στις καρτέλες που βρίσκονται στο πάνω μέρος της σελίδας, επιλέγουμε την καρτέλα «Έντυπα ΣΕΠΕ», à «Καταστάσεις προσωπικού», à «Εισαγωγή».
- Αμέσως μεταφερόμαστε στην επόμενη σελίδα «Εισαγωγή κατάστασης προσωπικού (οδηγίες). Εδώ επιλέγουμε το «Παράρτημα» όπου θα γίνει η αλλαγή του ωραρίου και στο «Είδος κατάστασης» πατάμε «Ε4-Συμπληρωματικός ωραρίου».
- Στη συνέχεια συμπληρώνουμε υποχρεωτικά τα πεδία με κόκκινο αστεράκι, δηλαδή τον «Αριθμό πρωτοκόλλου αρχικής» και την «Ημερομηνία υποβολής αρχικής». Τα δύο αυτά πεδία θα τα εντοπίσουμε από τον Ετήσιο πίνακα προσωπικού (συγκεκριμένα βρίσκονται κάτω δεξιά στον πίνακα), ο οποίος είναι αναρτημένος σε κάποιο εμφανές σημείο της επιχείρησης και μας έχει δοθεί από τον λογιστή.
- Αφού τα συμπληρώσουμε, πατάμε «Εισαγωγή» και «ΟΚ».
- Στην επόμενη σελίδα που θα ανοίξει θα πρέπει να συμπληρώσουμε τα πεδία με τα κόκκινα γράμματα.
- Πρώτα επιλέγουμε την καρτέλα «Επιχείρηση – Παράρτημα», όπου συμπληρώνουμε το «Σύνολο προσωπικού της επιχείρησης σε όλη τη χώρα» και συγκεκριμένα γράφουμε πόσοι άνδρες, γυναίκες, ανήλικοι απασχολούνται στην επιχείρηση και το σύνολό τους (μόνον αριθμούς). Θα πρέπει και τα τέσσερα πεδία να είναι συμπληρωμένα, διαφορετικά δε μπορούμε να προχωρήσουμε. Γι’ αυτό το σύστημα μας αφήνει να γράψουμε και το μηδέν (0), σε περίπτωση για παράδειγμα που δεν απασχολούμε ανήλικους στην επιχείρηση.
- Μετά πάμε στην επόμενη καρτέλα «Εργοδότης – Νόμιμος Εκπρόσωπος». Εδώ θα συμπληρώσουμε το ΑΦΜ του νόμιμου εκπροσώπου και πατάμε «Έλεγχος» και «ΟΚ», όπου συμπληρώνονται αυτόματα τα στοιχεία του εκπροσώπου.
- Συνεχίζουμε στην επόμενη καρτέλα «Τεχνικός Ασφαλείας – Ιατρός Εργασίας», όπου είναι προσυμπληρωμένα, συνεπώς δεν κάνουμε καμία ενέργεια.
- Η επόμενη καρτέλα «Βεβαιών», είναι επίσης προσυμπληρωμένη με τα στοιχεία του λογιστή και προχωράμε.
- Πάμε στην καρτέλα «Απασχολούμενοι» και επιλέγουμε «Προσθήκη». Στη σελίδα που ανοίγει θα πρέπει να συμπληρωθούν τα πεδία με τα κόκκινα αστεράκια, που ουσιαστικά είναι τα στοιχεία του υπαλλήλου που θα γίνει η αλλαγή ωραρίου. Εδώ θα πρέπει πρώτα να συμπληρωθεί το ΑΦΜ του υπαλλήλου και μετά κάνοντας ένα κλικ σε κάποιο κενό πεδίο, συμπληρώνονται αυτόματα κάποια στοιχεία. Τα υπόλοιπα στοιχεία που δεν συμπληρώνονται θα τα βρούμε από τον «Ετήσιο πίνακα προσωπικού» ή το «Συμπληρωματικό πρόσληψης».
- Συνεχίζουμε και συμπληρώνουμε το πεδίο «**Ώρες έναρξης και λήψης – Ημέρες εργασίας», όπου θα δηλώσουμε το νέο ωράριο, δηλαδή το ωράριο με την αλλαγή. ΠΡΟΣΟΧΗ: Να μην κλικάρουμε το «** Κατάθεση ωρών έναρξης και λήξης – Ημέρες εργασίας, ώρες διαλείμματος διακοπής με επισυναπτόμενο αρχείο».
- Εφόσον έχουμε αλλαγή ωραρίου με τους ίδιους όρους εργασίας, συμπληρώνουμε το πεδίο «*Σύνολο μικτών αποδοχών», «*Ωρομίσθιο» και «*Ώρες εργασίας εβδομαδιαίως», τα οποία τα αντλούμε από την Αναγγελία πρόσληψης του υπαλλήλου , που έχουμε στο αρχείο μας. Σε περίπτωση που η αλλαγή ωραρίου είναι με διαφορετικούς όρους εργασίας από την Αναγγελία, θα πρέπει να μιλήσουμε με το λογιστή μας, οποίος θα υπολογίσει τις νέες αποδοχές του υπαλλήλου.
- Στο πεδίο «***Ημερομηνία τροποποίησης αποδοχών» θα βάλουμε την ημερομηνία από την οποία ξεκινάει η αλλαγή ωραρίου, δηλαδή αν καταθέτουμε την τροποποίηση ωραρίου στις 10-1-2017 και η αλλαγή ξεκινάει στις 11-1-2017, θα σημειώσουμε σε αυτό το πεδίο 11-1-2017.
- Στις «Παρατηρήσεις» γράφουμε «Συμπληρωματικός ωραρίου λόγω αλλαγής ωραρίου από την …….τάδε….. ημερομηνία και εφεξής».
- Πατάμε «Αποθήκευση» και μας εμφανίζει ένα μήνυμα «Αν θέλετε να γίνει και άλλη εισαγωγή», όπου επιλέγουμε το «Όχι», εφόσον δεν θέλουμε να καταχωρήσουμε άλλη τροποποίηση. Αμέσως μετά μας εμφανίζει τα στοιχεία του εργαζόμενου.
- Πάμε στην καρτέλα «Επιχείρηση – Παράρτημα», πατάμε «Αποθήκευση».
- Τέλος κλικάρουμε «Υποβολή», όπου εμφανίζεται ο συμπληρωματικός πίνακας ωραρίου και τον εκτυπώνουμε πατώντας την επιλογή «Χωρίς αποδοχές».
